روابط عمومی و چالش برگزاری رویدادهای خبری در ایام تعطیل
یادداشتی از آرش پارساپور
سال‌ها تجربه در تحریریه رسانه‌ها و اکنون فعالیت در حوزه روابط عمومی، به من این امکان را داده است که از هر دو سو به مسائل نگاه کنم و چالش‌هایی را ببینم که شاید از یک زاویه دید، قابل تشخیص نباشند.
یکی از این چالش‌ها، اصرار برخی شرکت‌ها بر برگزاری رویدادها و مراسم خبری در روزهای تعطیل یا نیمه‌تعطیل، مانند پنجشنبه و جمعه است. این در حالی است که در این ایام، ریتم کاری رسانه‌ها به طور قابل توجهی کند می‌شود. پاسخ معمول به این انتقاد این است که «خبرنگاران می‌آیند و اخبار منتشر می‌شود.»
اما آیا واقعاً این پاسخ کافی است؟ آیا صرف حضور چند خبرنگار و انتشار معدود اخبار، نشان‌دهنده انتخاب صحیح زمان برگزاری رویداد است؟
این تصمیم می‌تواند هم دانلود اهنگ غمگین برای رسانه‌ها و هم برای شرکتی که گمان می‌کند با انتخاب یک روز تعطیل، تنها یک مشکل اجرایی را حل کرده، مضر باشد.
خبرنگار تنها یک نیروی پوشش‌دهنده خبر نیست؛ او فردی است با زندگی شخصی، خانواده، تعهدات و حق استراحت. این نکته شاید بدیهی به نظر برسد، اما در عمل گاهی با خبرنگاران چنان رفتار می‌شود که گویی باید همیشه و در هر ساعتی، آماده پوشش خبری باشند و تعطیلی برای آن‌ها معنایی ندارد.
این انتظار، حتی با دعوت‌نامه‌های شکیل و هدایای نفیس، تغییر ماهیت نمی‌دهد. وقتی شرکتی رویداد مهم خود را در روز تعطیل برگزار می‌کند، در واقع بخشی از هزینه این تصمیم را به خبرنگارانی منتقل می‌کند که در انتخاب زمان آن نقشی نداشته‌اند و باید بین حضور در مراسم و استفاده از وقت شخصی‌شان یکی را انتخاب کنند.
البته، این به معنای ممنوعیت کار در روزهای تعطیل نیست؛ بسیاری از مشاغل نیازمند فعالیت خارج از ساعات معمول هستند. بحث اصلی این است که آیا برای یک مراسم قابل برنامه‌ریزی، ضرورتی واقعی وجود دارد که زمان استراحت دیگران را فدای آن کرد؟
اگر پاسخ منفی است، چرا باید این رویه را ادامه دهیم؟
انتشار خبر؛ آیا به اندازه کافی مؤثر است؟
حتی با نادیده گرفتن زندگی شخصی خبرنگاران، از منظر روابط عمومی نیز مسئله جدی‌تری پیش روی شرکت‌ها قرار دارد. هدف از برگزاری مراسم خبری، تنها حضور خبرنگاران نیست؛ هدف نهایی، انتقال پیام به مخاطبان از طریق رسانه‌هاست. رسانه‌هایی که قرار است خبر را بررسی، درباره اهمیت آن تصمیم‌گیری و در نهایت منتشر کنند.
اما حضور خبرنگار در مراسم، با انتشار خبر یکی نیست. و انتشار خبر نیز با دیده شدن آن تفاوت دارد.
ممکن است خبرنگاری در مراسم شرکت کند، عکس بگیرد، استوری بگذارد و اطلاعات اولیه را کسب کند، اما خبر را برای روز بعد نگه دارد. ممکن است خبر در رقابت با اخبار مهم‌تر قرار گیرد. ممکن است رسانه در روز تعطیل با ظرفیت محدودتری کار کند. حتی اگر خبر منتشر شود، ممکن است فرصت کافی برای مصاحبه با سخنرانان، بررسی اطلاعات، تکمیل گزارش یا تولید محتوای تحلیلی وجود نداشته باشد، زیرا روزهای تعطیل معمولاً از نظر بازدید، روزهای کم‌فروغی برای رسانه‌ها هستند.
البته، تعطیلی به معنای توقف کامل انتشار خبر نیست. رسانه‌های آنلاین، خبرگزاری‌ها و شبکه‌های اجتماعی در روزهای تعطیل نیز فعال هستند و برخی اخبار در این ایام توجه زیادی را به خود جلب می‌کنند. اما این واقعیت، تفاوت میان یک خبر فوری و یک رویداد از پیش تعیین‌شده را از بین نمی‌برد.
وقتی حادثه‌ای رخ می‌دهد، نمی‌توان پوشش خبری آن را به روز دیگری موکول کرد. اما وقتی شرکتی از هفته‌ها قبل می‌داند که قرار است محصولی معرفی کند، گزارشی منتشر کند یا مراسمی برگزار کند، چرا باید بدون دلیل موجه، زمان آن را به یک روز تعطیل گره بزند؟
در چنین شرایطی، سوال اصلی این نیست که آیا خبر منتشر خواهد شد یا خیر؛ بلکه این است که آیا شرکت بهترین فرصت ممکن را برای دیده شدن انتخاب کرده است؟
نگاهی به خارج از ایران
بررسی تقویم رویدادهای مهم در بسیاری از نهادهای بین‌المللی و اقتصادی نشان می‌دهد که روزهای کاری همچنان جایگاه محوری در برنامه‌ریزی دارند. به عنوان مثال، تقویم رسمی نشست‌های کمیته بازار آزاد فدرال رزرو آمریکا (FOMC) در سال ۲۰۲۶، نشست‌های منظم سیاست‌گذاری را عمدتاً در روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه قرار داده است. برنامه‌های رسمی نشست‌ها و کنفرانس‌های خبری سازمان ملل نیز امکان مشاهده و پیگیری برنامه‌های روزانه را فراهم می‌کند.
این مثال‌ها به تنهایی ثابت نمی‌کنند که تمام رویدادهای خبری جهان از آخر هفته پرهیز می‌کنند؛ چنین ادعایی دقیق نیست. اما یادآور نکته‌ای مهم هستند: زمان برگزاری یک رویداد حرفه‌ای، بخشی از طراحی آن است و باید با توجه به مخاطبان، سازوکارهای کاری و هدف رویداد انتخاب شود.
در بازارهای مالی، هماهنگی با ساعات فعالیت بازار اهمیت ویژه‌ای دارد. در ارتباطات شرکتی نیز دسترسی خبرنگاران، حضور تصمیم‌گیرندگان، امکان تولید و انتشار محتوا و فرصت پیگیری خبر، همگی باید در نظر گرفته شوند.
البته تقویم تعطیلات کشورها یکسان نیست. در بسیاری از کشورهای غربی، شنبه و یکشنبه آخر هفته‌اند؛ در ایران، پنجشنبه و جمعه نقش مهمی در تعطیلات دارند. بنابراین، قرار نیست نسخه‌ای واحد برای تمام کشورها پیچیده شود. آنچه اهمیت دارد، اصل برنامه‌ریزی بر اساس تقویم کاری مخاطبان است؛ نه تقلید از روزهای برگزاری مراسم در کشورهای دیگر.
چرا شرکتی که برای دیده شدن هزینه می‌کند، فرصت دیده شدن را محدود می‌کند؟
برگزاری یک رویداد هزینه‌های زیادی دارد: از اجاره محل و تجهیزات گرفته تا تولید محتوا، پذیرایی، نیروی انسانی، دعوت از مهمانان و صرف وقت مدیران. در بسیاری از موارد، شرکت‌ها امیدوارند پوشش رسانه‌ای این هزینه‌ها را توجیه کند.
پس منطقی است که زمان‌بندی نیز به اندازه سایر اجزای مراسم جدی گرفته شود.